In lijn met onze waarden en visie en met inachtneming van de belangen van onze stakeholders, zetten wij ons in voor het voorkomen en opsporen van onwettig gedrag. Het gebruik van klokkenluiden is hierbij een effectieve methode. Dit stelt medewerkers in staat om vermoedens en twijfels over malafide activiteiten te melden zonder angst voor represailles. Het Klokkenluidersbeleid is essentieel om de volgende doelen te bereiken:

• Bevorderen van een cultuur van openheid, verantwoording en integriteit;
• Creëren van een veilige omgeving waarin klokkenluiders zonder angst voor represailles inbreuken, misdragingen of nalatigheden kunnen melden die de integriteit van Vytech Group kunnen aantasten of tot financieel verlies of reputatieschade kunnen leiden;
• Verhogen van het bewustzijn onder werknemers over de bestaande kanalen binnen Vytech Group voor het melden van vermoedelijke of daadwerkelijke inbreuken;
• Vergroten van de kans dat het management in een vroeg stadium wordt gewaarschuwd voor inbreuken en passende maatregelen kan nemen;
• Garanderen van geheimhouding en bescherming van de legitieme persoonlijke belangen van klokkenluiders bij het melden van mogelijke inbreuken;
• Zorgen voor naleving van de principes met betrekking tot de onderzoeksprocedure zoals vastgelegd in het Klokkenluidersbeleid.

Dit Klokkenluidersbeleid is gebaseerd op de voorschriften vastgelegd in de EU-Klokkenluidersrichtlijn (Richtlijn (EU) 2019/1937) en de omzetting ervan in lokale wetgeving.

Conform de Klokkenluiderswet kunnen meldingen worden gedaan waarvan men te goeder trouw meent dat deze een inbreuk betekenen op de volgende gebieden:

Het toepassingsgebied wordt bepaald in artikel 2 van de Belgische Klokkenluiderswet en omvat meldingen van inbreuken op Europese of nationale wetgeving in diverse domeinen zoals overheidsopdrachten, financiële diensten, productveiligheid, milieubescherming, volksgezondheid, en consumentenbescherming.

Meldingen kunnen betrekking hebben op inbreuken waardoor de financiële belangen van de EU worden geschaad of op inbreuken met betrekking tot de interne markt.

De bevoegde autoriteiten voor externe meldingen zijn opgenomen in het Koninklijk Besluit van 22 januari 2023.

Binnen 7 dagen na ontvangst van de melding ontvangt de melder een ontvangstbevestiging. Uiterlijk drie maanden na de ontvangstbevestiging ontvangt de melder feedback over de geplande of genomen maatregelen en de redenen daarvoor.

Klokkenluiders die te goeder trouw handelen, zullen niet worden onderworpen aan enige vorm van represailles. Indien blijkt dat de klokkenluider niet te goeder trouw heeft gehandeld, kunnen disciplinaire of juridische maatregelen worden genomen.

Indien de beweerde feiten worden bevestigd, kunnen disciplinaire maatregelen variëren van een waarschuwing tot ontslag, afhankelijk van de ernst van de inbreuk. In gevallen van onvoldoende bewijs kunnen corrigerende maatregelen worden genomen om herhaling te voorkomen.

Klokkenluiders die te goeder trouw meldingen doen, worden beschermd tegen ongerechtvaardigde represailles. Dit omvat maatregelen zoals schorsing, degradatie, intimidatie of discriminatie. Klachten over represailles worden serieus genomen en indien nodig onderzocht. Deze bescherming geldt ook voor personen die de klokkenluider hebben geholpen.

Dit Klokkenluidersbeleid is niet van toepassing op persoonlijke werkgerelateerde bezorgdheden of commerciële beslissingen van Vytech. Voor dergelijke kwesties dienen de reguliere interne kanalen te worden gebruikt. Indien de zaak niet via deze interne kanalen kan worden gemeld, is het Klokkenluidersbeleid van toepassing.